Los nuevos modelos de factura electrónica

La factura electrónica para pymes y autónomos es un documento digital que se utiliza para registrar sus operaciones comerciales. En torno a estas existen obligaciones a cumplir, así como diferentes tipos y modelos de facturas electrónicas con las cuales se deben cumplir requisitos de legibilidad, autenticidad e integridad mediante la firma electrónica avanzada.

En Legaliza Abogados contamos con un equipo de profesionales especializados en cada uno de los sectores jurídicos, por lo que podemos no solo informarte con este post, sino brindarte el mejor servicio legal, con nuestros asesores fiscales para PYMES, que poseen amplia experiencia en asistencia y representación legal ante resolución de conflictos con la Agencia Tributaria.

Debes saber que la Ley Crea y Crece aprobada en septiembre de 2022 establece nuevas obligaciones en la emisión de factura electrónica para pymes y autónomos. Según esta ley, todos los empresarios y profesionales estarán obligados a expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas, profesionales y con la Administración Pública.

Cabe destacar que la obligación de emitir factura electrónica pyme derivada de esta ley, ha sido retrasado durante un año más. Por ello, su entrada en vigor será a mediados del año 2025.

Facturas electrónicas B2B y B2C

Una factura electrónica B2B es una factura emitida y recibida electrónicamente en transacciones comerciales entre empresas (business to business). En lugar de utilizar el formato tradicional en papel, la factura electrónica B2B se genera y envía en formato digital, lo que permite una mayor eficiencia y automatización en el proceso de facturación.

• La factura electrónica B2B cumple con los requisitos legales y fiscales establecidos por la legislación correspondiente. Contiene información detallada sobre la transacción, como el número de factura, la fecha de emisión, los datos del emisor y del receptor, la descripción de los bienes o servicios, el importe y los impuestos aplicados.
• La implementación de la factura electrónica B2B se ha vuelto obligatoria a partir de la Ley Crea y Crece, la cual establece que las empresas estarán obligadas a emitir y recibir facturas electrónicas en sus transacciones comerciales B2B a partir de 2025.
• Durante el primer año de implementación, las empresas deberán proporcionar un documento PDF junto con la factura electrónica para garantizar la legibilidad para aquellas empresas y profesionales que aún no están obligados a recibir facturas electrónicas, a menos que los destinatarios opten voluntariamente por recibirlas en su formato original.

Cabe destacar que una factura electrónica B2C es una factura electrónica emitida por una empresa a un consumidor final (business to consumer).

A diferencia de la factura electrónica B2B, la factura electrónica B2C no está sujeta a la misma obligatoriedad y regulación en España. Sin embargo, algunas empresas pueden optar por utilizar la factura electrónica B2C como una forma más eficiente de gestionar sus transacciones con los consumidores finales.

En qué consiste la Ley Crea y Crece

Tanto los emisores como los destinatarios de la factura electrónica pyme deben proporcionar información sobre los estados de la factura. Asimismo, las soluciones tecnológicas y plataformas utilizadas deben garantizar la interconexión e interoperabilidad gratuitas, ya sea que sean propias o proporcionadas por empresas de servicios de facturación electrónica.

La Ley Crea y Crece busca promover el uso de la factura electrónica y simplificar los trámites para la creación de empresas. También introduce medidas para combatir la morosidad y fomentar el crecimiento y expansión del tejido empresarial en España.

La facturación electrónica ya es obligatoria desde 2015 para las relaciones comerciales entre empresas y administraciones públicas (B2G), y a partir de 2023 (ahora 2025) sería obligatoria para las relaciones entre empresas privadas o entre empresas y autónomos (B2B).

• La factura electrónica B2B será un formato digital que permitirá a las empresas emitir y recibir facturas de manera electrónica en sus transacciones comerciales. A diferencia de la factura electrónica en el ámbito B2G (empresas a administración pública), que ya existe con el formato Factura-e.
• La factura electrónica pyme ofrece ventajas como el ahorro de costes, la agilización de los procesos administrativos, la mejora de la seguridad y la trazabilidad, y la contribución al medio ambiente.

Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento del destinatario, y la factura electrónica tiene los mismos efectos legales que una factura en papel.

En resumen, la Ley Crea y Crece establece nuevas obligaciones en cuanto a la emisión de factura electrónica pyme en España a partir del año 2025, tanto para las relaciones B2G como para las relaciones B2B. Lo positivo es que la factura electrónica ofrece diversas ventajas y contribuye a la simplificación y agilización de los procesos administrativos.

Desarrollo de la Ley de 2021

Con el propósito de prevenir y evitar el fraude fiscal, el Ministerio de Hacienda aprobó el desarrollo de la Ley de 2021, estableciendo que, a partir de julio de 2025, las empresas estarán obligadas a remitir a Hacienda de forma instantánea sus facturas.

Esta obligación se encuentra contemplada en el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, así como la estandarización de formatos de los registros de facturación.

Incluyendo la medida sobre las compañías con ingresos por debajo de 6 millones de euros que tendrán que remitir a la Agencia Tributaria de forma instantánea su facturación a partir del 1 julio de 2025.

• Para cumplir con esta obligación, las empresas tendrán que utilizar un sistema o programa informático que cumpla con los requisitos establecidos en la Ley General Tributaria y su normativa de desarrollo para el intercambio automatizado de facturas, incluyendo el propio Reglamento y la orden ministerial correspondiente, y así garantizar la trazabilidad y seguridad de los datos contenidos.
• También podrán utilizar la aplicación informática facilitada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) en caso de emitir un número reducido de facturas al año.
• Es importante destacar que esta obligación de remitir las facturas de forma instantánea a Hacienda es distinta de la obligación de emitir facturas electrónicas establecida por la Ley Crea y Crece.

La ley anteriormente mencionada establece que todas las empresas y autónomos deben expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos, y esta obligación ya está en vigor desde el 19 de octubre de 2022, excepto para el régimen de crowdfunding y factura electrónica, cuyo desarrollo reglamentario está pendiente.

Obligación de incluir código QR en las facturas

Otra de las novedades para la factura electrónica pyme está en que Hacienda obligará a los autónomos a incluir un código QR en sus facturas. Esta medida tiene como objetivo garantizar la autenticidad de las facturas y asegurar el cumplimiento de las obligaciones fiscales tanto para los autónomos como para los negocios.

• El código QR contendrá información necesaria para verificar la autenticidad de las facturas, pero no incluirá datos sensibles de los negocios.
• Esta nueva regulación se implementará en el año 2024 y será obligatoria para los autónomos y negocios dedicados a la producción y comercialización de bienes. Otros trabajadores por cuenta propia deberán adaptar sus sistemas de facturación antes del 1 de julio de 2025.
• El objetivo de esta medida es facilitar la detección de irregularidades y simplificar los procesos administrativos, permitiendo a la Agencia Tributaria ya los ciudadanos verificar la autenticidad de las facturas en tiempo real.

Es importante destacar que esta medida forma parte de los esfuerzos de Hacienda para combatir el fraude fiscal y mejorar la transparencia en las transacciones comerciales.

Ventajas de la factura electrónica pyme y autónomos

La factura electrónica para pyme y autónomos ofrece numerosas ventajas, entre las cuales podemos destacar las siguientes:

• Eliminación del papel y mejora del medio ambiente: La facturación electrónica permite reducir el uso de papel, lo que contribuye a la conservación del medio ambiente
• Ahorro de costos: Las facturas electrónicas son más económicas que las facturas tradicionales, ya que no requieren gastos de impresión y envío postal.
• Cobro más rápido: Los sistemas de facturación digitalizada agilizan el proceso de cobro, lo que permite a los autónomos y pymes recibir el pago de sus servicios de manera más rápida
• Control preciso y trazabilidad: La factura electrónica facilita el seguimiento y control de las transacciones comerciales, ya que permite tener un registro digital de todas las facturas emitidas y recibidas.
• Facilidad de archivar y recopilar: Las facturas electrónicas son más fáciles de archivar y recopilar, lo que simplifica el trabajo de los departamentos de administración de los autónomos y pymes.

Elementos que deben incluirse en la Factura electrónica pyme

La factura electrónica para pyme y autónomos deber incluir obligatoriamente los siguientes elementos:

• Datos de identificación: Deben incluir los datos de identificación tanto del emisor como del receptor de la factura, como el nombre o razón social, el NIF o CIF, la dirección fiscal, etc.
• Fecha de emisión: Es necesario indicar la fecha en la que se emite la factura.
• Número de factura: Cada factura debe tener un número único que la identifique.
• Descripción de los bienes o servicios: Se debe incluir una descripción detallada de los bienes o servicios proporcionados.
• Importe y desglose de los conceptos: Es necesario indicar el importe total de la factura, así como el desglose de los diferentes conceptos, como el precio unitario, la cantidad, los impuestos aplicados, etc.
• Tipo de IVA aplicado: Se debe especificar el tipo de IVA aplicado a la factura, ya sea el general, reducido o superreducido.
• Datos de pago: Es importante incluir los datos necesarios para realizar el pago, como el número de cuenta bancaria o los datos de la tarjeta de crédito.
• Firma electrónica: Toda factura electrónica de Pymes y autónomos, debe estar firmada por el emisor con su respectiva firma electrónica avanzada.

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